Digitale Ordnung bewahren:
Effektive E-Mail-Archivierung für Sicherheit und Compliance
Jeder weiß, dass Geschäftsdokumente meist 6 oder 10 Jahre aufgehoben werden müssen, doch viele wissen nicht, dass das bereits seit 2014 auch für steuerrelevante E-Mails gilt.
Siehe das Schreiben von Bundesfinanzministerium “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”.
Die letzte Schonfrist endete bereits zum 01.01.2017.
Wobei E-Mails, die ausgedruckt werden oder im Posteingang eines E-Mail-Programms liegen, vom Betriebsprüfer nicht anerkannt werden können.
Auch „Outlook-PST-Archive“ entsprechen nicht den Voraussetzungen der ordnungsgemäßen Buchführung, da E-Mail-Programme nicht manipulationssicher sind.
Die Lösung ist, ein für die Archivierung vorgesehenes, zertifiziertes Produkt einzusetzen.
Früher war es so, dass ein Steuerprüfer das Recht hatte, sich sowohl die Papierbelege anzusehen, als auch Zugang zu Buchhaltungssoftware (meist beim Steuerberater) verlangen konnte. Inzwischen darf er auch nach dem Zugang zu Ihrem GoBD-konformen E-Mail-Archiv fragen. Ist dies nicht vorhanden, so verstoßen Sie gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.
Archivierungspflichtig sind nicht nur E-Mail-Rechnungen sondern jede E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung anbahnt.
Wir haben für jede Kundengröße (Selbständiger, Kleinunternehmen, Mittelstand) und jeden Anwendungsfall, eine passende Archivierungslösung im Programm.
Sowohl im eigenen Hause, als auch als Lösung in der Cloud.
Sprechen Sie uns an und wir werden Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot unterbreiten.
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Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat als “Guter Hirte” zur Seite. Rufen Sie uns einfach an – wir finden eine Lösung!