E-Mail-Archivierung

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Digitale Ordnung bewahren:
Effektive E-Mail-Archivierung für Sicherheit und Compliance

Jeder weiß, dass Geschäftsdokumente meist 6 oder 10 Jahre aufgehoben werden müssen, doch viele wissen nicht, dass das bereits seit 2014 auch für steuerrelevante E-Mails gilt.

Siehe das Schreiben von Bundesfinanzministerium „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Die letzte Schonfrist endete bereits zum 01.01.2017.
Wobei E-Mails, die ausgedruckt werden oder im Posteingang eines E-Mail-Programms liegen, vom Betriebsprüfer nicht anerkannt werden können.
Auch „Outlook-PST-Archive“ entsprechen nicht den Voraussetzungen der ordnungsgemäßen Buchführung, da E-Mail-Programme nicht manipulationssicher sind.

Die Lösung ist, ein für die Archivierung vorgesehenes, zertifiziertes Produkt einzusetzen.

Früher war es so, dass ein Steuerprüfer das Recht hatte, sich sowohl die Papierbelege anzusehen, als auch Zugang zu Buchhaltungssoftware (meist beim Steuerberater) verlangen konnte. Inzwischen darf er auch nach dem Zugang zu Ihrem GoBD-konformen E-Mail-Archiv fragen. Ist dies nicht vorhanden, so verstoßen Sie gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.

Archivierungspflichtig sind nicht nur E-Mail-Rechnungen sondern jede E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung anbahnt.

Wir haben für jede Kundengröße (Selbständiger, Kleinunternehmen, Mittelstand) und jeden Anwendungsfall, eine passende Archivierungslösung im Programm.

Sowohl im eigenen Hause, als auch als Lösung in der Cloud.

Sprechen Sie uns an und wir werden Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot unterbreiten.

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Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat als „Guter Hirte“ zur Seite. Rufen Sie uns einfach an – wir finden eine Lösung!

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Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung

Ist E-Mail-Archivierung gesetzlich Pflicht?
Für steuer- und geschäftsrelevante E-Mails können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten – Stichwort GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form). Diese verlangen in der Regel eine revisionssichere, unveränderbare Archivierung. Ein normales E-Mail-Programm oder ausgedruckte Mails reichen dafür meist nicht aus. Wie die Pflichten in Ihrem konkreten Fall aussehen, hängt von der Dokumentart und Ihrer Situation ab – HIRT-EDV in Würzburg berät Sie dazu gern individuell.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Für geschäftliche und steuerrelevante Unterlagen gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, häufig im Bereich mehrerer Jahre. Da die konkrete Frist vom Inhalt der E-Mail abhängt und sich Regelungen ändern können, sollten Sie den Einzelfall mit Ihrem Steuerberater klären. HIRT-EDV sorgt mit der passenden technischen Lösung dafür, dass Ihre E-Mails über den gesamten notwendigen Zeitraum sicher und auffindbar bleiben.
Wie funktioniert eine E-Mail-Archivierung technisch?
Bei einer revisionssicheren Archivierung wird jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch und unveränderbar in einem dafür zertifizierten Archivsystem gespeichert – unabhängig davon, ob der Nutzer eine Mail später löscht. Die Archivierung läuft im Hintergrund, ohne Ihren Arbeitsalltag zu stören, und die Mails bleiben über eine Suchfunktion schnell auffindbar. HIRT-EDV richtet das System für Sie ein, wahlweise im eigenen Haus (on-premise) oder als Cloud-Lösung.
Für welche Unternehmen ist E-Mail-Archivierung sinnvoll?
Grundsätzlich für jedes Unternehmen, das geschäftliche E-Mails versendet oder empfängt – vom Selbständigen über das Kleinunternehmen bis zum Mittelstand. Denn archivierungspflichtig ist in der Regel nicht nur die E-Mail-Rechnung, sondern jede E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung anbahnt oder dokumentiert. HIRT-EDV hat für jede Unternehmensgröße und jeden Anwendungsfall eine passende Lösung im Programm.
Was ist der Unterschied zwischen Backup und Archivierung?
Ein Backup ist eine Sicherheitskopie, um Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen – es wird regelmäßig überschrieben und ist nicht dafür gedacht, einzelne E-Mails über Jahre nachweisbar aufzubewahren. Eine Archivierung speichert dagegen jede E-Mail dauerhaft, unveränderbar und revisionssicher, sodass sie auch nach Jahren im Originalzustand auffindbar ist. Beides ergänzt sich – ein Backup ersetzt keine gesetzeskonforme Archivierung. HIRT-EDV in Würzburg richtet Ihnen beides passend ein.